個人情報保護規程

社会福祉法人南相馬市社会福祉協議会個人情報保護規程

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、社会福祉法人南相馬市社会福祉協議会(以下「本会」という。)が保有する個人情報の取扱いについての基本的な事項を定め、個人の権利利益の保護を図るとともに、事業の適正な運営に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

2 この規程において、「文書」とは、本会の役職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、 フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式、その他の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、役職員が組織的に用いるものとして、本会が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除くものとする。

(本会の責務)

第3条 本会は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。

2 本会の理事、評議員及び職員(以下「役職員」という。)並びに本会定款第20条に定める委員会の委員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。また、その職を退いた後も同様とする。

第2章 個人情報取扱事業の登録及び収集

(個人情報取扱事業の登録)

第4条 本会は、個人情報を取り扱う事業において個人の氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を検索し得る状態で個人情報が記録された文書を使用するもの(以下「個人情報取扱事業」という。)について、次に掲げる事項を登録した個人情報取扱事業登録簿(以下「登録簿」という。)を備え、一般の閲覧に供しなければならない。

(1) 個人情報取扱事業の名称

(2) 個人情報取扱事業の目的

(3) 個人情報取扱事業を登録した年月日

(4) 個人情報の対象者の類型

(5) 前号の類型ごとの次に掲げる事項    

   ア 個人情報の記録事項及び次条第3項本文中に規定する個人情報を収集するときはその理由        

   イ 個人情報の処理形態及び第7条第2項に規定する提供の有無    

   ウ 個人情報の主な収集先    

   エ 個人情報の経営的な提供先 

(6) 前各号に掲げるもののほか、本会が定める事項

2 本会は、個人情報取扱事業を開始しようとするときは、あらかじめ、当該個人情報取扱事業について登録簿に登録しなければならない。登録した事項を変更しようとするときも、同様とする。

3 前2項の規定は、次に掲げる事業については、適用しない。

(1) 本会の役職員又は役職員であったものに関する事業

(2) 物品もしくは金銭の送付又は業務上必要な連絡の用に供するため、相手方の氏名、住所等の事項のみを取り扱う事業

4 本会は、前2項の規定により登録した個人情報取扱事業を廃止したときは、遅延なく、当該個人情報取扱事業に係る登録を抹消しなければならない。

(収集の制限)

第5条 本会は、個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事業の目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲で、適正かつ公正な手段により収集しなければならない。

2 本会は、個人情報を収集するときには、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。

(1) 本人の同意があるとき。

(2) 法令又は条例(以下「法令等」という。)定めがあるとき。

(3) 出版、報道等により公にされているとき。

(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

(5) 所在不明、その他の事由により、本人から収集することができないとき。

(6) 争訟、選考、指導、相談等の事業で本人から収集したのではその目的を達成し得ないと認められるとき、又は事業の性質上本人から収集したのでは事業の適正な執行に支障が生じると認められるとき。

3 本会は、思想、信教及び信条に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については、収集してはならない。ただし、法令等の定めがある場合及び個人情報を取扱う事業の目的を達成するために当該個人情報が必要かつ欠くことができない場合は、この限りではない。

第3章 個人情報の利用及び提供

(利用者及び提供の制限)

第6条 本会は、個人情報を取り扱う事業の目的を超えた個人情報の本会内における利用及び本会以外のものに提供(以下「目的外利用・提供」という。)をしてはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。

(1) 本人の同意があるとき。

(2) 法令等に定めがあるとき。

(3) 出版、報道等により公にされている場合において、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。

(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

(5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事業を 遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事業の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2 本会は、個人情報の目的外利用・提供するときは、本人及び本人以外の者(以下「第三者」という。)の権利利益を不当に侵害するおそれがないようにしなければならない。

(個人情報の外部提供に伴う制限)

第7条 本会は、個人情報の本会以外の者への提供(以下「外部提供」という。)をする場合は、外部提供を受ける者に対し、個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他の必要な制限を付し、又はその取扱いについて必要な措置を講ずることを求めなければならない。

2 本会は、事業の執行上必要かつ適切と認められ、及び個人情報について必要な保護措置が講じられている場合を除き、インターネット及び情報機器の結合等による個人情報の外部提供をしてはならない。

 第4章 個人情報の管理

(適正管理)

第8条 本会は、個人情報を取り扱う事業の目的を達成するため、個人情報を正確かつ最新なものに保つように努めなければならない。

2 本会は、個人情報の漏えい、減失及びき損防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

3 本会は、保有の必要がなくなった個人情報を、確実に、かつ速やかに廃棄、又は消去しなければならない。ただし、歴史的資料として保有されるものについては、この限りではない。

(委託等に伴う措置)

第9条 本会は、個人情報を取り扱う事業の委託等を行うときは、個人情報の保護に関し次の各号に定める措置を講じなければならない。

(1) 再委託の禁止

(2) 第三者への提供の禁止

(3) 委託された事業以外への使用禁止

(4) 複写及び複製の禁止

(5) 秘密保持の義務

(6) 返還及び廃棄の義務

(7) 事故発生時における報告の義務

(受託者等の責務)

第10条 本会から個人情報を取り扱う事業を受託した者は、前条に基づき個人情報の漏えい、減失及びき損防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

2 前項の受託事業に従事している者又は従事していた者は、その事業に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

第5章 個人情報の開示及び訂正等の申出

(自己情報の開示申出)

第11条 何人も、本会に対し、本会が保有している文書(以下「申出対象文書」という。)に記録されている自己の個人情報(以下「自己情報」という。)の開示の申出(以下「開示申出」という。)をすることができる。

2 自己情報の開示申出は、本人に代わって代理人によって行うことができる。

(開示申出の方法)

第12条 前条の規程に基づき開示申出をしようとする者は、本会に対して、別に定める自己情報開示申出書を提出しなければならない。

2 開示申出をしようとする者は、本会に対して、自己が当該開示申出に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明するために必要な書類で本会が別に定めるものを提出し、又は提示しなければならない。

3 本会は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をした者(以下「開示申出者」という。)に対して、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、本会は、開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

4 本会は、開示申出者が補正を行わない場合には、当該開示申出に応じないことができる。

(開示をしないことができる個人情報)

第13条 本会は、開示申出に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該個人情報を開示しないことができる。

(1) 法令等の定めるところにより本人に開示することができないと認められるとき

(2) 開示申出をした者以外の個人に関する個人情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)を含む個人情報であって、開示することにより、当該個人の正当な権利利益を害すると認められるとき

(3) 法人その他の団体(以下「法人等」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報を含む個人情報であって、開示することにより、当該法人等又は当該個人の正当な権利利益を害すると認められるとき

(4) 個人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に関する個人情報であって、開示することにより、事業の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき

(5) 調査、争訟等に関する個人情報であって、開示することにより、事業の適正な 執行に支障が生ずるおそれがあるとき

(6) 開示することにより、人の生命、身体、財産等の保護、犯罪の予防又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるとき

(7) 本会が行う事務又は事業に関する個人情報であって、開示することにより、当該事務又は事業の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき

(8) 福島県その他関係機関との間における協議、協力等により作成し、又は取得した個人情報であって、当該機関が開示することに同意しないとき

(9) 未成年者の法定代理人による開示申出がなされた場合であって、開示することが当該未成年者の権利利益に反すると認められるとき

(一部開示)

第14条 本会は、開示申出に係る個人情報に、前条各号のいずれかに該当することにより開示しないことができる個人情報(以下「非開示情報」という。)とそれ以外の個人情報とがある場合において、開示申出の趣旨が損なわれることがないと認められるときは、非開示情報を除いて、開示するものとする。

(個人情報の存否に関する情報)

第15条 開示申出者に対し、当該開示申出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、本会は、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。

(開示申出に対する決定等)

第16条 本会は、開示申出書が提出された日から起算して15日以内に、開示申出者に対して、当該開示申出に係る個人情報の全部若しくは一部を開示する旨の決定又は開示しない旨の決定(前条の規定により開示申出を拒否するとき及び開示申出に係る個人情報が記録された申出対象文書を保有していないときの当該決定を含む。)をするものとする。ただし、第12条第3項の規定により、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

2 本会は、前項の決定(以下「開示決定等」という。)をしたときは開示申出者に対し、速やかに、当該決定の内容を書面によりその旨通知するものとする。

3 本会は、第1項の規定により開示申出者に係る個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときは、開示申出者に対し、前項に規定する書面により当該決定の理由を記載するものとする。この場合において、当該個人情報の全部又は一部について開示することができるようになる期日が明らかであるときは、当該期日を付記する。

4 本会は、やむを得ない理由(事務処理上の困難その他正当な理由)により、第1項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、本会は、開示申出者に対し、速やかに、延長後の期間及び延長の理由を書面によりその旨通知するものとする。

5 開示申出に係る情報が著しく大量であるため、開示申出があった日から起算して45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより、事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、前項の規定にかかわらず、本会は、開示申出に係る個人情報の相当の部分につきその期間内に開示決定等をし、残りの個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合においては、本会は、第1項に規定する期間内に申出者に対し、その旨並びに特例の理由を書面により通知するものとする。

(第三者に対する意見を述べる機会の付与)

第17条 開示申出に係る個人情報に本会及び開示申出者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、本会は、開示決定等に先立ち、当該情報に係る第三者に対し、開示申出に係る個人情報が記録された文書の表示その他本会が定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

2 本会は、前項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が、その個人情報の開示に反対の意見を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、本会は、開示決定後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知するものとする。

(開示の実施)

第18条 本会は、第16条第1項の規定により、個人情報の開示を決定したときは、速やかに、開示申出者に対して、会長が指定する日時及び場所において、個人情報の開示を行うものとする。

2 個人情報の開示は、個人情報が記録された申出対象文書の当該個人情報に係る部分につき、次の各号に掲げるものの区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。 

(1) 文書、図面又は写真  閲覧若しくは視聴又は写しの交付 

(2) フィルム 視聴又は写しの交付 

(3) 電磁的記録 閲覧若しくは視聴又は写しの交付等

3 前項の閲覧又は視聴の方法による個人情報の開示にあっては、当該個人情報が記録されている申出対象文書の保存に支障が生ずるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときは、当該個人情報が記録された申出対象文書の写しにより開示することができる。(自己情報の訂正申出)第19条 何人も、第18条第1項並びに第2項の規程による開示の回答を受けた自己情報に事実の誤りがあると認めるときは、本会に対し、その訂正の申出(以下「訂正申出」という。)をすることができる。

2 第11条第2項の規定は、訂正申出について準用する。

(訂正申出の方法)

第20条 前条に基づき訂正申出をしようとする者は、本会に対して、別に定める自己情報訂正申出書を提出しなければならない。

2 訂正申出をしようとする者は、本会に対して、当該訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を提出し、又は提示しなければならない。

3 第12条第2項から第4項の規定は、訂正申出について準用する。

(訂正申出に対する決定等)

第21条 第16条各項の規定は、訂正申出に対する決定(以下「訂正決定等」という。)に準用する。

(費用負担)

第22条 この規程による自己情報の開示及び訂正に係る費用は、無料とする。ただし、本会は自己情報の写しの交付に要する実費について、請求者に負担を求めることができる。

 第6章 異議の申出、その他

(異議の申出)

第23条 開示申出者又は訂正の申出者は、第16条第1項による開示決定等又は第21条による訂正決定等について不服があるときは、本会に対して書面により異議申出(以下「異議申出」という。)ができる。

2 前項の異議申出は、開示決定等又は訂正決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内に行わなければならない。

3 第1項の異議申出があった場合は、本会は当該異議申出のあった日から原則として14日以内に対象となった開示決定等又は訂正決定等について、再度の検討を行った上で、当該異議申出についての回答を書面により行うものとする。

4 本会は、やむを得ない理由により、前項に規定する期間内に異議申出に対する回答を行うことができないと認められる場合には、30日以内に決定するよう努めるものとする。

(自己情報の取扱いの是正の申出)

第24条 何人の自己情報について、第5条から第8条まで又は第9条第1項に違反した取扱いを受けていると認めるときは、本会に対して書面により是正の申出(以下「是正申出」という。)をすることができる。

2 本会は、是正申出があったときは、遅滞なく、必要な調査を行い、当該是正申出に対する処理を行った上で、当該是正申出についての回答を書面により行うものとする。

(苦情解決)

第25条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の申出があったときは、別に定める苦情解決に関する規程により行うものとする。

(他の制度との調整等)

第26条 他の法令等の規定により、本会に対して自己情報の開示等の請求その他これに類する請求ができる場合は、その定めるところによる。

(委任)

第27条 この規定に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、会長が別に定める。    

附 則 この規程は、平成18年1月1日から施行する。

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